Il GLO è convocato dal Dirigente o da un suo delegato (mezzo mail a tutti i membri) con un CONGRUO preavviso in modo di dare la possibilità a tutti i  di organizzarsi per partecipare DL 182/20  art. 4 c. 7:

«7. Il GLO, nella composizione di cui all’articolo 3, comma 8 del presente Decreto è convocato dal Dirigente scolastico o da suo delegato, con un congruo preavviso al fine di favorire la più ampia partecipazione».

La convocazione va fatta in maniera ufficiale come da linee guida allegate al DL 182/20  «La convocazione del GLO avviene tramite comunicazione diretta a coloro che hanno diritto a parteciparvi da parte del Dirigente scolastico»   quindi o tramite cartaceo o posta istituzionale, mai con un messaggio WhatsApp o una telefonata. 

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Il GLO è valido anche se non  tutti i membri sono presenti DL 182/20  art. 4 c 4

«4. Il GLO è validamente costituito anche nel caso in cui non tutte le componenti abbiano espresso la propria rappresentanza.»